Over 10 years we help companies reach their financial and branding goals. Maxbizz is a values-driven consulting agency dedicated.

Gallery

Contact

+1-800-456-478-23

411 University St, Seattle

maxbizz@mail.com

Liderler ile birlikte yaptığımız çalışmalarda ve literatür araştırmalarımızda, performans dönemlerinde geribildirim vermek ile ilgili yöneticilerin bazı düşünceleri / inanışları olduğunu gözlemliyoruz. Bu inanışlar ile ilgili bir yazıyı yılın bu döneminde sizler ile paylaşmak istedik. 

Ancak önce aşağıdaki sorulara genel olarak bakmanızı istiyorum, 

  • Çalışanları ile ancak yılda bir kez geribildirim için bir araya gelebilen yoğun yöneticilerden misiniz ? 
  • Oldukça açık olduğunuzu ve sürekli geribildirim verdiğinizi düşünmenize rağmen, çalışanlarınızın yeterince gelişmediğinden, insiyatif kullanmamalarından, sorumluluk almamalarından mı şikayet ediyorsunuz ? 
  • Geribildirim vermeyi önemsiyor ancak çalışanlarınızın motivasyonlarını olumsuz etkilemekten ve onları kaybetmekten mi korkuyorsunuz ? 
  • Kötü performans gösterdiğini düşündüğünüz bir çalışanınız ile geribildirim görüşmesine girmek sizi strese mi sokuyor? 

Yanıtlarken, bu sorulardan birisine evet diyorsanız lütfen yazının devamını okuyun. 

Eğer sorulardan birisi bile size uymuyorsa, performans döneminde geribildirim vermek ile ilgili sizin deneyiminizi, düşüncenizi lütfen bize yazın ve bizde bir sonraki anlatımımız için bunu notlarımız arasına alalım.

Geribildirim bir hazinedir diyoruz, kendimiz ile ilgili kör noktaları (Johari Window) (ingilizcesi için link : http://leadingsynergies.com/feedback-and-the-johari-window/ ) keşfetmemiz, yada diğerlerinin kör noktaları hakkında onlara yardımcı olabilmemiz için kullandığımız inanılmaz etkili bir yöntem. 

Bu yazıyı sizinle paylaşmak istememizin sebebini düşününce bir deneyimim aklıma geldi, paylaşmak isterim. 

Danışmanlık yaptığımız bir firma, yönetici adaylarından bir kişiyi terfisinin öncesinde değerlendirmemizi istedi. Bu değerlendirmeyi yaptık, değerlendirmemizi firmada terfi komitesine sunduk. Terfi komitesi bu kişinin terfi etmemesine karar verdi. Mesele bizim değerlendirmemiz değil, bizim değerlendirme raporumuz ile aydınlanmış olmalarıydı.

Kendi aralarında yaptıkları konuşmada, kişiyi desteklemeleri gerektiğine ancak şu anda yetkin olmadığına karar verdiler. Kendilerine şu soruyu sordum “Bu kişiye hiç yapıcı geribildirim verdiniz mi?” cevap “tabi hergün görüşüyoruz ve konuşuyoruz” şeklinde idi. 

Amacım yöneticileri kritik etmek değil, yoğun iş hayatında bu kadar önemli konuları ayaküstü görüşmeler ile tamamlayabiliyorlar, onları anlıyorum, ancak otopilotta yaptıkları bu davranışların gelişime hizmet etmediği noktasında dikkat çekmek istiyorum. 

Aday bir süre sonra terfi etti, yönetici olduktan sonra sizce onun için en önemli yönetici yetkinliği ne idi? Tabi ki GERİBİLDİRİM. 

Bütün ekibine deli gibi geribildirim veriyordu ve kendi hikayesini anlatıyordu. “Geribildirim olmazsa diğerlerinde ve kendinizde neyi geliştireceğinizi bilemezsiniz, o yüzden en önemli yetkinlik geribildirim” diye anlatıyordu her yerde.

Jack Zenger ve Joseph Folkman, Harvard Business Review’de 2013 yılında yayınlanan bir makalelerinde geribildirim almanın fobi olmasından bahsediyorlar. Sürekli ve düzenli bir şekilde geribildirim alan yöneticilerin geribildirim almayan yöneticilerden daha etkin olduğunu anlatıyorlar araştırmalarında.

Geribildirim alma konusunda son %10 dilimine giren yöneticilerin tüm yönetim becerilerine bakıldığında %15 yetkinlik gösterdiği, ancak geribildirim almada ilk %10 a giren yöneticilerin tüm yönetim becerilerine bakıldığında %86  oranında yetkinlik gösterdiğini ortaya koyuyorlar.

Geribildirim verme yöntemlerine baktığımızda bir çok model var. 

Ben bugün size 2 model hakkında kısa bilgi vermek istiyorum, belki sever ve kullanmak istersiniz. 

Anlık geribildirimler için eğitimlerde EAR modelinden bahsediyoruz

  • E – Event / olay : olayı, olay ile gözlemlerini objektif bir şekilde yorumsuz paylaş. 
  • A – Action / hareket : geribildirim vermek istediğiniz davranışı adres edin, kişilik özelliğini değil sadece davranışı belirtin
  • R – Result / sonuç : geribildirim verilen davranışın diğerlerini nasıl etkileyeceğini belirtin. 

EAR modelini anlattığımız bir gün, bir grup katılımcı biraz yaratıcılıkları biraz da merakları ile şöyle bir yaklaşım geliştirdiler.

Eğer EAR (geribildirim geldiğinde) FEAR (korku) hissedersen bunun senin kör noktan olduğunu hatırla. Bu geribildirimin bir EARN (kazanım) olduğunu unutma ve bu sürecin bir LEARN (öğrenme) ile  sonuçlanacağını düşünerek kendini motive et. 

EAR – FEAR – EARN – LEARN ; gerçekten yaratıcı bir yaklaşım olmuştu. 

Bir diğer geribildirim modelimiz ise sonuca değil sürece odaklandığımız geribildirim modeli

Performans görüşmelerinde bu modeli kullanarak aslında hem hataların, eksikliklerin üzerine yargılamadan gidebilirsiniz, hem de süreçte nelerin aksadığını farkedebilir ve yeni yaklaşımlar getirebilirsiniz. Performans süreçlerinde amacınız gözlemlerinizi ve düşüncelerinizi paylaşmak ve karşı tarafında aynı sürece dair gözlem ve düşüncelerini dinlemek ve net olmayan noktaları anlamak için açık uçlu koçluk sorularını sormak  ise mutlaka GOOD – TRICKY – DIFFERENT modelini kullanmanızı öneririz.

Geribildirim görüşmesinin öncesinde çalışanınıza bu metodolojiden bahsedebilir ve onun da hazırlıklı olmasını rica edebilirsiniz. 

  • GOOD : Süreçte iyi giden noktalar, hem davranışsal boyutta hem psikolojik boyutta. Neleri başardık, neleri kutluyoruz, hangi kaslarımız , yetkinliklerimiz güçlüydü ? sorularının cevabını bu kısımda verebilirsiniz. 
  • TRICKY : Süreçte zorlayan noktalar, olaylar, yetkinlikler, davranışlar nelerdi? Bu süreç bir kez daha yaşansa neler farklı olabilirdi? Bu zorlukların çıkış sebebi, ihtiyacı, beklentisi ne olabilir?  Sorularının yanıtlarını hem siz hem de çalışanınız kendisi için yanıtlamalı. Burada önemli olan varsaymadan (beginners mind) ile dinlemek ve yargılayıcı olmamak (Non-judgemental). 

DIFFERENT : Zorlayanların neler olduğu bölümüne daha geniş yer ayırarak, analitik olarak incelemekte fayda var. Bu bölüm bitince, bunların olmaması için neleri farklı yapmalıyız (yapmalısın) sorusunu sorabilirsiniz.

Performans süreçlerinizi daha iyi yönetebilmeniz ve yapılandırılmış geribildirim vererek çalışanlarınızın gelişimine destek olmanız ve iş sonuçlarına ulaşabilmelerini sağlamanız için size önerebileceğimiz bazı adımlar var. 

1. Niyetinizi ve anlatımınızı netleştirin 

Niyetinizi ve amacınızı netleştirin, kendinize şu soruları sorun 

  • “bu görüşmeyi niye yapıyorum?”
  • “bu görüşmenin sonunda ne olmasını istiyorum, ne olursa bu görüşmenin iyi olduğunu düşüneceğim” 
  • “bu görüşmenin anlamlı olması ve karşımdakine katkı sağlaması için benim rolüm ne?” 

Bu soruların cevabı sizde net olduğunda, görüşmede kullandığınız dil de net olacaktır, böylelikle karşınızdaki ile birlikte her şeyi tüm açıklılığı ile konuşabilme ve çözüm yollarını  fırsatlarını değerlendirme şansınız olabilir. 

Niyetiniz dilinize yansısın. Niyetiniz çalışanınıza performansını beğenmediğinizi söylemek ise bunu söyleyin. Ancak karşınızdakini beğenmediğinizi söylemeden önce kendinize aşağıdaki soruları sorun 

  • “bu niyetim benim hangi ihtiyacımı karşılıyor yada karşılamıyor” 
  • “bu niyetimin karşımdakine nasıl bir faydası olabilir, bana nasıl bir faydası olabilir” 
  • “rahatsız olduğum şey tam olarak ne?”
  • “başkalarında da gördüğüm benzer davranışlar beni aynı şekilde rahatsız ediyor mu?”
  • “Bu rahatsızlık hissini bende uyandıran hangi düşüncem, davranışım olabilir” 

Bu soruların yanıtını kendinize verirken bir anlamda kendi kör noktalarınıza da koçluk yaparsınız.

Geribildirim vermenin amacı kör noktaları farkettirmektir. Sizin niyetiniz karşınızdakinin kör noktasını farkettirmek mi? yoksa kendi kör noktanızdan kaçınmak mı? bunu farkedin. 

Bu soruların yanıtlarına göre yapılandırılmış bir geribildirim verin, içeriği negatif olabilir ancak kişisel saldırıyı içermez. 

Geçen yıl yazmış olduğum bir blog yazımda geribildirim sırasında Niyetinizi netleştirdiğinizde ve doğru zamanlama ile geribildirim verdiğinizde söylediklerinizin gerçekten duyulabileceğini yazmıştım buradan blog yazımı okuyabilirsiniz. 

Geribildirim görüşmelerinde yorumlara açık tanımlamalardan kaçının. Örneğin 

  • “yıl sonuna doğru oldukça iyi olduğunu düşünüyorum”
  • “bu projede hayli yoruldun, ancak bu yetmez” 
  • “arkadaşlarından seninle ilgili bir takım olumsuz söylemler duyuyorum, bunlara dikkat etmelisin” 

Bunlar ve bu gibi söylemler çalışanın tarafından %20-80 aralığında algılanacaktır ve bu çok geniş bir aralıktır. (Michael Schaerer, Roderick Swaab)Geribildirim bir iletişimdir, karşımızdakine bir şey iletmek mi istiyoruz, yoksa gerçekten dinleyip hayata geçirmesini mi istiyoruz. İletişimin çift taraflı olmasını istiyorsanız, karşınızdakinin iletişim tarzını anlamalı ve TOXIC iletişimden kaçınmalısınız. Toxic iletişimde nelere dikkat edilmesi gerektiğini buradan okuyabilirsiniz.

2. Geribildirim verirken Açık ve Samimi olun, Negatif geribildirim olsa dahi

Dürüst ve açık geribildirim vermenin çalışan bağlılığı ile bağlantısı var diye belirtiyor Jack Zenger ve Joseph Folk. 

Dürüst geribildirim vermede son %10’luk dilimde yer alan yöneticilerin çalışan bağlılığına etkisi %25 seviyede oluyor. Bu yöneticilerin ekibinde çalışanlar yaptıkları işlerden hoşlanmıyor, bağlılıkları düşük ve her daim işten ayrılmayı düşünüyorlar. 

Dürüst geribildirim vermeden en yüksek %10’luk dilimde yer alan yöneticilerin çalışan bağlığına etkisi ise %77 seviyesinde oluyor. Bu araştırma sonucuna göre nerede olduğunuzu merak ediyorsanız, ZengerFolkman danışmanlığın sitesinde yer alan bu değerlendirmeyi yapabilirsiniz.

Performans süreci ile ilgili yaygın bir şekilde duyulan eleştiri, yöneticilerin negatif bilgileri veremediği yönünde. Bu yöneticiler için sıkıntılı bir konu bunu anlayabiliyorum. 

Ancak 53 ülkede yapılan yeni bir performans yönetimi araştırması, çalışanların sadece %5’inin yöneticilerinin performansları hakkında samimi bir diyalog kurma becerisine inandığını gösterdi. (Mercer, 2013) 

Aynı araştırmada İK profesyonellerinin görüşlerine de yer veriliyor ve sadece % 2’si şirketlerindeki yöneticilere performans yönetimi becerileri için “A” notu veriyor. (SHRM, 2014). 

Son olarak, bazı araştırma sonuçları genç nesillerin daha sık ve dürüst geribildirim beklediğini ve geliştiğini gösteriyor. (Economist, 2015, Finn ve Donovan, 2013, Rainer ve Rainer, 2011)

3. Geribildirim görüşmelerinizi yılda 2-3 kez değil düzenli aralıklar ile yapın

Geribildirim görüşmelerini sık aralıklar ile yapmaya özen gösterin. Sizin doğal sürecinize ve ekibinizin bilgi, beceri ve algı düzeyine göre geribildirim verme ve alma sürecini yapılandırın. Haftalık, aylık, proje bitimi, dönemsel olarak yapılandırılmış geribildirim verme/alma toplantıları ekleyin takviminize. 

Toplantının süresi her seferinde 1-2 saat aralığında olmayabilir, ayda bir kez yapacağınız toplantılar için yarım saat bile yeterli olabilir. Önemli olan iyi yapılan çalışmaların takdir edilmesi ve gelişim alanlarının da mutlaka dile getirilmesi. Jon Windust geribildirim vermenin sıklığının ne olduğu üzerine yapmış olduğu araştırmalardan bahsediyor yazısında. Geribildirimler çok sık aralıklar ile olursa çalışanları bunaltabilirsiniz diye belirtiyor. Ancak bunun bilimsel araştırmalar ile cevabı bulunmuş. Ayda bir kez yapılan geribildirim görüşmelerinin çalışanı, geliştirmesi gereken alanlarda odaklayacağını ve performansa olumlu etkisi olduğu belirtiliyor. Haftalık yapılan görüşmeler ile aylık yapılan görüşmeler arasında ciddi bir farka rastlanmadığı da belirtiliyor araştırmada.

4. Geribildirim görüşmelerinde Koçvari yaklaşım sergileyin

Geribildirim görüşmelerinde koçluk becerilerinizi kullanın. Yetişkin benlik (ingilizcesi için: https://medium.com/@NataliMorad/how-to-communicate-better-with-transactional-analysis-d0d32f9d50da ) rolünde olun. Ne geçmişin endişeleri, kızgınlıkları, minnetleri ile ne de geleceğin kaygıları, endişeleri, hayalleri ile varolun görüşmede. Sadece bulunduğunuz ana odaklanarak anlamaya ve anlatmaya odaklanın.

Görüşme sırasında yada geribildirim verirken şu yaklaşımlarda olduğunuzdan emin olun 

  1. Yargılayıcı olmayın (Non-judgemental) etrafımızda ki olaylar sadece siyah ve beyaz, yada iyi ve kötü arasında gerçekleşmiyor. Ancak zihnimiz bunu böyle görmeye, yargılamaya kategorize etmeye yatkındır, bu onun doğasında var. 

Önemli olan yargıladığınızı farkettiğiniz anda kendinize niyetinizi hatırlatmanız. Niyetinize odaklanın ve objektif bir şekilde yaklaşmaya çalışın. 

  1. Varsaymayın (beginner’s mind) her ne kadar geribildirim görüşmesini yüzlerce kez yapmış olsanız, karşınızdaki kişi hakkında performansı ile ilgili herşeyi biliyor olsanızda  bu görüşme, bu an sizin ve onun için yeni bir deneyim. 

Deneyim ve bilgi farklı şeyler, bildiğinizi her deneyimlediğinizde farklı sonuçlar alabilir, farklı farkındalıklar yaşayabilirsiniz. 

Öğrenmenin, gelişimin başladığı yerdir merak, soru sormak, ilgi ile dinlemek. Sizde görüşmede varsaymadan samimi bir yaklaşım ile kalın. Karşınızdakinin varsayımları olduğunu , yargıladığını görürseniz ona da bu yaklaşımları hatırlatabilirsiniz. 

  1. Cömert olun (Genouristy) bilgide, şefkatte, anlayışda cömert olun. Bazen orada bulunmanız, varlığınız bile karşınızdaki için bir cömertliktir, aynı şekilde karşınızdakinin de sizi tüm varlığı ile dinlemesi bir cömertlik bunu hissedin. 

Minnetinizi hissettirin (graditude) bu süreç boyunca yapılanlar için kendinize ve karşınızdakine minnet duyun, şükran besleyin. Hiçbir şey yapılmamış değil, mutlaka birşeyler var, o birşeylere de odaklanmayın unutmayın. Ne kadar odaklanmanız gerektiğine siz karar verin, görüşmenizin büyük bir kısmını kaplamasın ama bir cümle ile de geçmeyin, samimiyetinizi belli edecek kadar olsun.

Yazının bu kısmına kadar gelmiş olanlar için, “geribildirim verirken bunlara dikkat etmek istemiyorum, benim işim gücüm başımdan aşıyor bir de insanların motivasyonları ile ilgilenemem” diye içinden geçirenleriniz olabilir. 

Sizi anlıyorum, gerçekten anlıyorum, bende bir zamanlar yöneticiliğimin bir döneminde aynı şeyleri hissetmiştim. Hatta bu hissi dönemsel yaşamayan yöneticiler ile de çalıştım. 

Deneyimlerimden hareketle şunu söyleyebilirim, geribildirim verirken ve alırken yukarıda bahsettiklerimize yada buna benzer yazılarda yazılanlara odaklanmak istemezseniz eğer, bu davranışlarınızın ne sizin gelişiminize ne de çalışanlarınızın gelişimine faydası olmayacaktır. Bağlılığı olmayan ve mutsuz çalışanlar ile kendinizin stres katsayısını yükselterek yaşama devam edebilirsiniz. 

Her neyi tercih ediyorsanız, tercihinizin içinde farkındalığınızın yüksek olduğu deneyimler diliyorum sizlere 

Sevgiler 

Ayşe

Leave a comment

E-posta hesabınız yayımlanmayacak.