Şu anda çok tartışılan bir konu varsa, bu remote working / uzaktan çalışmadır. Daha spesifik olarak, uzaktan ekip işbirliğidir. COVID-19’un yayılması, birçok işletmeyi “evden çalışma” politikalarını benimsemeye zorladı ve bazıları için, çalışanların kafa karışıklığına, üretkenlik kaybına ve genel kaygıya yol açan çarpıcı bir değişiklik.
Bu, uzaktan çalışmanın artıları ve eksileri hakkında büyük tartışmalara yol açtı. çoğu kuruluş olumlu kalmaya ve değişime uyum sağlamaya çalışıyor.
New York Times ve diğer büyük yayınlar, kısa süre önce “Üzgünüm, Ama Evden Çalışmak Abartılıyor” başlıklı görüşlerini yayınladı.
Stresli bir dönem ve çoğu kişi böylesine büyük bir geçişin etkisini hissediyor.
Doğru stratejileri ve araçları kullandığınız sürece uzaktan ekip üretkenliği kesinlikle mümkündür.
Bugün, uzaktan ekip işbirliğini mümkün kılan şeyin ne olduğunu derinlemesine incelemek istiyoruz.
Şirketlerin karşılaştığını gördüğümüz en yaygın sorunlardan bazıları şunlardır:
1. İletişimle Mücadele
Muhtemelen iletişim, uzaktan çalışmaya geçiş yapan şirketler için en büyük zorluktur. İletişim kurmak için güçlü bir yöntem bulabilirseniz, evden çalışmaktan kaynaklanan diğer birçok sorun kendiliğinden çözülecektir.
Soru şu ki, sanal ekip üyeleriniz online da iken nasıl verimli bir şekilde iletişim kurarsınız?
İnsanların her zamankinden daha fazla yalnız hissettikleri bir dönemdeyiz – güçlü bağlantıları ne kadar kolaylaştırırsanız, iletişiminiz ve üretkenliğiniz o kadar iyi olur.
Aşağıda yer alan iletişim kanalları için çözüm ortakları bulmalısınız.
- Anlık mesajlaşma
- Konferans programları
- Görev yönetimi araçları
Bir diğer noktada, herkesin tutarlı kalmasını sağlamaktır. Herkes, iş saatlerinde kanallarını kolaylıkla izleyebilmeli ve mümkün olduğunca sorumlu (ve ulaşılabilir) olmalıdır.
Yapılan araştırmalarda iş ortamlarında iyi iletişim tarzının dağılımına bakılıyor.
- %55 kelimelerin olmadığı iletişim. Gülümse(me)me, mimikler vb (beden dili) , hiyerarşi, ofiste/toplantıda oturum düzeni vb (semboller) , çok çalışan başarılıdır, çalışkan isen mesaiye kalırsın vb (doğru yanlış inançlar, yargılar) …
- %39 çalışanlar eş düzey çalışma arkadaşının yeterince iletişim kurmadığını düşünüyor. (iş/yaşam dengesi, sosyal aktivitelerin azlığı, sosyal ortamların bulunmaması, işlerin çok yoğun olması vb.)
%49 Milenyum (Z) kuşağı, iletişimin sosyal medya araçları ile yapılması gerektiğini düşünüyor.
2. Uzaktan Çalışanlarla Güven Oluşturmak
Pek çok yöneticinin ve şirket liderinin karşılaştığı bir diğer sorun da tüm işlerin tamamlandığından ve uzaktan çalışanların gerçekten çalıştığından, şaka yapıp video oyunları oynamadığından emin olmaktır.
Cevap biraz çalışanların sorumluluklarına bağlıdır. Bazılarının günün sonunda görevlerini bitirmeleri, süreçte gerekli olan çalışmaları tamamlamaları beklenirken – diğerlerinin ise günde belirli sayıda saat müşteri desteği için hazır olması gerekebilir.
Online çalışanların hem sizin hem de onların yararına olacak şekilde zamanlarını izlemelerini zorunlu kılmanızı şiddetle tavsiye ederiz.
Bu süre zarfında uzaktan çalışma işbirliği için belirli politikaları da prensipleri de belirlemeniz gerektiğini unutmayın. Örneğin, kişilerin günün belirli saatlerinde check-in yapmasını veya çalışmalarının bir özetini göndermesini isteyebilirsiniz. Aynı şekilde akşam 2100 aranılmaması yada hafta sonu 1300 – 1500 arasına toplantı konulmaması gibi kurallarda bu prensiplerin içinde tartışılmalıdır.
Bunun yanı sıra, çalışanlarınız ile her sabah ve her akşam 10 dakika da olsa bir araya gelin. Tüm ekip güne birlikte başlasın ve aynı şekilde günü birlikte bitirsin, aynı ofise geldiğimizde günaydın, ayrılırken iyi akşamlar dediğimiz gibi.
Aynı şekilde çalışanlarınız ile gün içinde kahve saati belirleyebilirsiniz, zoom üzerinden yapacağınız bu sohbette ofiste olduğu gibi biraz işten biraz hayattan chat yapabilirsiniz.
Ayrıca, uzaktan çalışma sistemlerinde fazladan güvence istemekten çekinmeyin – aşırı iletişim, bu gibi durumlarda yetersiz iletişim kurmaktan daha iyidir.
3. Daha üretken ekip olabilmek
Bu dönemi program üretkenliğini artırmak için bir fırsat olarak da görüntüleyebilirsiniz. Aşağıda yer alan grafiğe bir göz atın – en verimli saatler sabah 8 ile öğlen arası olarak belirtilmiştir. Çalışanlarınız için bu doğru görünüyor mu?
Karantina sırasında daha erken bir programa göre çalışmaktan veya belki ihtiyaçlarınıza göre daha sonraki bir programda çalışmaktan fayda sağlarlar mı?
En iyi hangi saatin işe yaradığını belirlemek için çalışanlardan geri bildirim toplamanızı öneririz. Farklı çalışanların farklı istekleri veya fikirleri olabilir ve onlara cevap verme şansı vermek, aslında online ekip işbirliğinizin üretkenliğini artırabilir.
4. Online Çatışma Yönetimi
Ele almak istediğimiz son potansiyel sorun, sorunları uzaktan / online ele almaktır. Konumdan bağımsız olarak herhangi bir ekip içinde çatışmalar ortaya çıkabilir – ancak yüz yüze iletişim eksikliği, işleri daha da zor hale getirebilir.
Mesajlar yanlış yorumlanabilir, iletişim eksikliği kızgınlığa ve hatta hayal kırıklığına yol açabilir. Şirkette bir yönetici veya lider olarak, çatışmaları ortaya çıktıkça tespit etmek ve işi aksatmadan önce sona erdirmek zor olabilir.
Bu,öfke belirtilerine, üretkenlik eksikliğine veya kişisel anlaşmazlıklara dikkat etmenin liderlere bağlı olduğu anlamına gelir. Uyarı işaretlerini izlemek için ileti dizilerini ve mesaj zincirlerini izleyin ve mümkün olduğunda her şeyin sorunsuz gittiğinden emin olmak için kişilerle görüşün.
Bir çatışma çıkarsa, onu durdurmak için elinizden gelenin en iyisini yapın. İnsanların şikayetlerini ve fikirlerini dile getirebilecekleri daha kişisel bir alan sağlamak için bir video konferans görüşmesi planlayın. Uzaktan çalışma çoğu zaman insanların iş arkadaşlarıyla daha az bağlantılı hissetmelerine neden olabilir, bu nedenle sorunları ele alırken bu yoldaşlık hissini yeniden canlandırmak önemlidir.
Etkili Uzaktan Ekip İşbirliği Nasıl Kolaylaştırılır
Farklı lokasyonlardan, farklı sorumluluklar ile çalışan ekip üyelerine, çalışırken doğru araçları uygulamanın ne kadar hayati olduğunu yeterince vurgulayamayız. İşbirliği stratejilerine odaklanmak, işlerin çatlakların arasına düşmesini önleyecek ve üretkenliğin yüksek kalmasını, hatta artmasını sağlayacaktır.
Bu konu ile ilgili ipuçları, ekip işbirliğinde;
1. İpucu: Yönetim Kurulu Genelinde Dengeye Odaklanın
COVID-19’un yayılması sırasında ve pandeminin ekonomik ve sosyal yansımaları, çoğu insanı endişeli hissettirdi. Şimdi işten ekstra stres eklemenin zamanı değil – böyle yapmak, düşük üretkenlik / performans riskinizi artıracaktır.
Bunun yerine, işyerinde dengeye daha fazla odaklanmak için bu deneyimi kullanın. Pek çok Y kuşağının, iş ararken uzaktan çalışma politikalarını en yüksek değerlerinden biri olarak değerlendirmesinin bir nedeni var; dünyanın her yerinden insanlar çalışma, oyun ve zihinsel / fiziksel sağlık arasında bir denge kurmalarına olanak tanıyan pozisyonlar arıyor.
Genç çalışanların birçoğu esneklik bekliyor ve talep ediyor – örneğin yeni bir bebek için ücretli izin ve cömert tatil zamanı, uzaktan çalışma, geç gelme veya erken ayrılma ya da egzersiz veya meditasyon için zaman yaratma gibi günlük aktiviteler. Bunun yanı sıra, hayatlarının iş haricindeki kısmı belirli bir yere veya zamana bağlı olmadan telefonlarında geçiyor ise iş neden farklı olsun ki?
Bugünün genç çalışanları tembel ve talepkar olarak adlandırılıyor. Bunun yerine, işin yaşamdaki uygun rolünü ilk anlayanlar arasında olabilirler ve sonunda herkes için yeniden iş yaratabilirler mi?
Bu evden çalışmaya doğru zorunlu yönelim, aslında çalışma programlarımızın çoğunun ne kadar dengesiz olduğunu ortaya çıkardı. Çocuklarla, işlerle, sağlıkla ve daha pek çok şey arasında hokkabazlık yapmak arasında birçok çalışan gerilmiş durumda – ve bu dönem, çoğumuzun işyerlerinde neler hakkında konuşmadığını ortaya çıkarıyor.
2. İpucu: Yeni Araçlar Bulmaktan Korkmayın
Henüz yapmadıysanız, şimdi araştırma yapmanın ve yeni, devrim niteliğindeki ortak çalışma araçlarını benimsemenin tam zamanı. Hem insanların evlerinde hem de ofislerinde işler değişiyor ve bu değişiklikleri doğrudan karşılamak için çalışan teknolojiler var.
3. İpucu : Müşteri ve Çalışan Beklentilerini Yönetin
Uzak ekipler için yeni işbirliği ve iletişim araçlarını uygularken, biraz öğrenme eğrisi yaşayacaksınız. Bu nedenle, hem müşterileriniz hem de kendi çalışanlarınız dahil herkes için gerçekçi beklentiler belirlemek çok önemlidir.
Bu, insanları korkuya, düşük üretkenliğe veya başarısızlığa hazırlamanız gerektiği anlamına gelmez. Bunun yerine, kolaylaştırmaya ve bunların zor zamanlar olduğunu anlamaya odaklanın ve başarılı olsanız da, en iyi sonuçları elde etmek için biraz daha fazla zamana ve sabra ihtiyacınız olacak.
4. İpucu : Tutarlı olun
Çoğumuz muhtemelen bu kadar stresli bir dönemde biraz bunalmış ve belki dağınık hissederiz, ancak bu duygularla baş etmenin en iyi yollarından biri tutarlı kalmaktır.
Evden çalışma durumunda mümkün olduğunca normalliği korumaya çalışın. Sırf geçiş zor olduğu için önemli politikalardan vazgeçmeyin veya insanları izlenmeden bırakmayın. Bunun yerine, politikalarınızı uyarlayın ve olabildiğince fazla tutarlılık sağlamaya çalışın.
Uzak Bir Ekipte Çalışmanın Avantajları – Uzak Ekipler Nasıl Çalışır?
Online çalışmanın sağladığı bir çok avantaj bulunmaktadır, bunlardan bazıları ;
Avantaj 1: Ekibiniz Kendi Kendini Değerlendirmeye Zorlanıyor
Uzaktan çalışanları yönetmenin getirdiği bir bonus da, düzenli olarak ekibinizin nasıl daha etkili olabileceği üzerine düşünmeye zorlanmanızdır. Özellikle bu ilk aşamalarda, insanların bu evden çalışma durumunu nasıl iyileştirebileceklerini tartıştıkları düzenli toplantılara ev sahipliği yapmış olabilirsiniz.
Kendi kendini değerlendirme ve iş prosedürlerinizin analizi, üretkenliği artırmanın yeni yollarını bulmak için mükemmel bir fırsat sağlar. Elbette, ara sıra bazı sızlanmalar, şikayetler yaşayabilirsiniz, ancak bu garip zamanda işletmenizin büyüme yollarına odaklanmaya çalışın.
Avantaj 2: Çalışanlar Daha Fazla Özgürlüğü Yaşıyor
Çalışanlarınız stresli olsa da, zaman geçtikçe birçok kişi uzaktan çalışma programının getirdiği özgürlüğün tadını çıkarmaya başlayacaktır.
Uzaktan Çalışmanın En Büyük Avantajı Nedir?
Hubspot tarafından sağlanan yukarıdaki grafikten de görebileceğiniz gibi, çoğu çalışanın bildirdiği en büyük fayda, esnek bir programa sahip olmanın yanı sıra herhangi bir yerden çalışma ve aileyle daha fazla zaman geçirme yeteneğidir.
Uluslararası kriz ve belirsizlik döneminde, biraz özgürlüğün şirket moralini yükseltmek için uzun bir yol kat edebileceğini rahatlıkla söyleyebiliriz.
Avantaj 3: Daha İyi Sağlık ve Moral Deneyimleyin
Moralden bahsetmişken, evden çalışma kurulumlarının aslında daha sağlıklı, daha mutlu çalışanlar yaratmasının tamamen mümkün olduğuna inanıyoruz.
FlexJobs tarafından yapılan bir araştırmada, ankete katılan çalışanların yüzde 90’ı, daha esnek düzenlemelerin morallerini artıracağını belirtti. İnsanlar, ofise gidip gelirken saatlerini harcamadıklarında, sosyal etkileşimleri güvenli bir şekilde yürütmek, egzersiz yapmak, yemek pişirmek ve hobileri keşfetmek için daha iyi bir fırsata sahip olurlar.
Avantaj 4: Kaynakları Daha Az Ziyan Edebilirsiniz
Ofiste yüksek internet bant genişliği ödemekten bıktınız mı? Çalışanlarınızın benzin ve toplum harcamalarını ödemekten memnun olmadıklarını garanti edebiliriz. Atıştırmalıklar ve yiyecekler dahil ofis malzemeleri ne olacak?
Şirketinizin ve çalışanlarının geleneksel olmayan bir ortamda çalışarak gerçekten tasarruf ettiğini fark edebilirsiniz. Bu, kurulumlarınıza ve ihtiyaçlarınıza bağlı olarak işten işletmeye değişebilir, ancak tasarruf edilen bir miktar para bu yeni ekonomide kesinlikle bir bonus.
Ek olarak, Dr. Andre Wallcott’un işaret ettiği gibi, toplantılarda değerli zamanınızı boşa harcadığınızı öğrenebilirsiniz. Ortalama orta düzey yöneticinin zamanının yaklaşık yüzde 35’ini toplantılarda geçirdiği tahmin ediliyor – bazı durumlarda potansiyel olarak bu oran yüzde 50 gibi.
Zoom aramalarını planladığınızda ve uzak zorlukların üstesinden gelmek zorunda kaldıkça, ekibiniz işleri daha verimli hale getirmenin yollarını bulabilir. Gerçekten yapılması gerekmeyen aramalarla zaman kaybetmeyi bırakmayı ve daha fazlasını yapmak için e-posta gibi araçları kullanmayı öğrenebilirler.
Sonuç olarak, Özetle
İyi bir uzaktan ekip işbirliğinin birçok farklı şirkete fayda sağlayabilecek bir çözüm olduğunu biliyoruz – anahtar, evden çalışma durumlarını doğru şekilde ele almaktır.
Sorunları ortaya çıkmadan önce ele almaya, doğru araçları kullanmaya ve sadece dezavantajlardan ziyade bu durumun faydalarını aramaya odaklanın. Milyonlarca çalışan şu anda evden çalışıyor ve eğer birçok kişiye sorarsanız, pandemi sonrası uzaktan çalışma artışında büyük bir değişim görebiliriz.
Uzaktan çalışma bizi zorladığında zor, ama bu çağda başka seçeneğimiz kalmadı. Hepimiz el ele verip COVID-19’un yayılmasını durdurmak ve belirsiz zamanlarda bile işletmelerin çalışmaya devam etmesini sağlamak için bir araya gelelim.
Ayşe Topaktaş Demir
NOT: Yazı, e2msolutions danışmanlığın bir yazısından alınmıştır.
Kaynak : https://www.e2msolutions.com/
